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做好会计档案的忠实智慧守卫者——学校会计智能密集型档案管理系统投入使用

智能密集档案室是按照中华人民共和国财政部(国家档案局令第79号)2016年1月1日正式实施的《会计档案管理办法》(见附件,下简称办法)要求,为了加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案而建立。

通过几个月的市场调研、比较,最后选定较先进的智能化管理方案,学校在拥挤的办公空间中,专门腾出一间近60平方米的地方专门用于建立会计档案室,足以表明校领导的高瞻远瞩思维和重视程度,同时经过财资科全体同事的努力下,2016年9月财资科智能密集档案室建成并完成验收。

 

建设过程中,领导亲临并指导,“会计档案信息化管理,要紧跟大数据时代步伐”,“会计档案管理不仅要为学校的历史和现在负责,还要为学校的未来负责”。财资科全体担任起了历史使命,历时近1个多月,将36年的历史会计档案材料逐步按年份规范有序安放,11月中旬已将智能密集档案室投入使用,为学校的历史会计档案做了有效传承,担当起了历史和当今的重任,为今后档案管理科学规划做了铺垫,为档案建设做好了示范。

智能密集档案的建设结合了学校会计档案存放空间不足、存放环境不佳、保管期限长、数量多、码放凌乱、查找困难等一系列管理困难。按照《办法》要求专门定制,通过统一规划,分类列示架可将不同规格及类型的会计档案存放至不同的地方,能大量整齐的存放会计档案解决了会计档案存放空间不足、分类管理不便等难题。同时新型密集档案柜采取了全自动电控模式,通过每列LCD屏显控制面板及触摸屏就能实现密集架一键开关、通风等系统操作功能,方便、安全,节约人力。

 

新型密集档案柜有配套的电脑软件进行会计档案的电子信息化管理,可将存放的会计档案数据录入系统形成电子会计档案,符合《办法》对于电子会计档案的管理要求,紧跟大数据时代步伐。在档案查询方面,只要在PC系统上或安卓手机上安装本系统的APP软件,就可以查询到该档案在密集架内的具体位置,同时该档案存放的相应列示架的LCD屏显控制面板上也会发出信号,能准确迅速的找到所需档案,自动打开密集柜,解决了查找资料困难、浪费人力等难题,提高了工作效率,节约了人力成本。

通过对智能化会计档案室的投入使用,财资科会计档案的管理将更加沿着进一步科学、高效、规范化的步伐向前迈进,进一步做好会计档案的忠实、智慧守卫者。

 文件会计档案管理办法(中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号)


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